T.C.

EDİRNE BELEDİYE BAŞKANLIĞI

MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç

MADDE 1 – Bu yönetmeliğin amacı, Edirne Belediye Başkanlığı, Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektedir.

 

Kapsam

MADDE 2 – Bu yönetmelik, Edirne Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü kapsar.

 

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 14 üncü maddesinin 1 inci fıkrasının (a) ve (b) bentleri, 15 inci maddenin 1 nci  fıkrasının (b) bendi, 18 inci maddenin (m) bendi ve 60 ıncı maddesinin 1 inci fıkrasının (i) bendi, 

(2) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 

(3) 4857 sayılı İş Kanunu, 

(4) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik, 

(5) T.C İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü 20.02.2015 tarih ve 13316537-249-4467 sayılı Muhtarlar Talebi konulu 2015/8 nolu genelgesi ile yürürlükteki diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu yönetmelikte adı geçen;

a) Belediye: Edirne Belediye Başkanlığını,

b) Başkan: Edirne Belediye Başkanını,

c) Meclis : Edirne Belediyesi Meclisini,

ç) Encümen : Edirne Belediyesi Encümenini,

d) Başkan Yardımcısı: Müdürlüğün bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,

e) Müdürlük: Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü,

f) Müdür: Muhtarlık İşleri Müdürünü,

g) Personel: Müdürlük ve müdürlüğe bağlı birim emrinde görevli tüm personel,

ğ) Birim: Edirne Belediye Başkanlığı Muhtarlık İşleri Müdürlüğüne bağlı Birimleri,

h) Sosyal Yardım Değerlendirme Komisyonu : Sosyal Yardım İnceleme Görevlisinin görüşüne göre ihtiyaç sahibi kişilerin taleplerini değerlendiren ve sosyal yardım yapılıp yapılmayacağına karar veren komisyonu,

ı) Sosyal Yardımlar İnceleme Görevlisi : Sosyal yardım talebinde bulunan ihtiyaç sahiplerinin talep belgelerini inceleyerek Sosyal Yardım Değerlendirme Komisyonuna sunan görevli, ve diğer görevlileri,

i) Muhtar Bilgi Sistemi (MBS): İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından geliştirilen ve muhtarların talep, öneri ve şikâyetlerini elektronik ortamda ilgili valilik ve belediyelere aktarılmasını sağlayan sistemi,

j) SDP : Standart Dosya Planını,

k) İhtiyaç Sahibi : Bu Yönetmelik kapsamında sağlanan yardım ve hizmetlerden yararlanma hakkı olanları, 

l) Sosyal Yardım : Bu Yönetmelik kapsamında ihtiyaç sahibi birey ve ailelere yapılacak ayni, nakdi yardımlar benzeri hizmetleri,

m) Nakdi Yardım: Bu Yönetmelik kapsamında belirlenen ihtiyaç sahibi kişilere verilecek para veya özel anlaşmalarla para yerine geçebilecek alışveriş çeki, akıllı kart, kart kontörü ve benzeri yardımları,

n) Ayni Yardım: Yiyecek, giyecek, ev eşyası, yakacak, kırtasiye, medikal malzeme ve tıbbi araç gereç ile rehabilitasyon amaçlı protez araç gereçleri gibi ihtiyaç sahiplerinin temel yaşam ihtiyaçlarını sağlamak amacıyla verilecek her türlü mal ve malzeme yardımını,

o) Sosyal Hizmet: Birey ve ailelerin kendi bünye ve çevre koşullarından doğan veya kontrolleri dışında oluşan maddi, manevi ve sosyal yoksunluklarının giderilmesine, ihtiyaçlarının karşılanmasına, sosyal sorunlarının önlenmesi ve çözümlenmesine ve hayat standartlarının iyileştirilmesine yardımcı olacak şekilde bu Yönetmelik kapsamında yapılacak her türlü hizmetleri,

ö) Afet: Toplumun tamamı veya belli kesimleri için fiziksel, ekonomik ve sosyal kayıplar doğuran, normal hayatı ve insan faaliyetlerini durduran veya kesintiye uğratan, etkilenen toplumun üstesinden gelme kapasitesinin yeterli olmadığı doğal, teknolojik veya insan kaynaklı olayları,

p) Engelli: Fiziksel, zihinsel, ruhsal ve duygusal yetilerinde çeşitli düzeylerde kayıplarından dolayı topluma diğer bireyler ile birlikte eşit koşullarda tam ve etkin katılımını kısıtlayan tutum ve çevre koşullarından etkilenen bireyi,

r) Yaşlı : 60 yaş ve üzeri yaşlarda olup bu Yönetmelik kapsamında sağlanacak sosyal yardım ve hizmetlerden yararlanma hakkına sahip olan kişiyi,

s) Bağış : Dernek, Vakıf ve Birlikler ile gerçek veya tüzel kişiler tarafından muhtaç vatandaşlara ulaştırılmak üzere yapılan ayni bağışları, 

ş) Yönetmelik: Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği,

ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Bağlılık, Teşkilat ve Personel Yapısı

 

Kuruluş

MADDE 5 – Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 nci ve 49 ncu maddeleri ile 22/02/2017 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren ‘’Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” hükümleri çerçevesinde Edirne Belediye Meclisinin 06/02/2018 tarih ve 2018/21 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.

 

Bağlılık:

MADDE 6 – Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı’na veya Başkan Yardımcısına bağlı olarak faaliyetlerini yürütür.

 

Teşkilat ve Personel Yapısı

MADDE 7 – (1) Müdürlüğün Teşkilat yapısı;

a) Belediye Başkanı,

b) Belediye Başkan Yardımcısı,

c) Müdür

ç) Sosyal Yardımlar ve Hizmetler Birimi

 

(2) Müdürlüğün Personel yapısı;

a) Müdür,

b) Memurlar,

c) Sözleşmeli Personel,

ç) İşçiler,

d) Diğer personeller,

e) 696 sayılı KHK gereği Şirket İşçi Personel, 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

 

Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Görevleri

MADDE 8 – (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, ilgili mevzuat çerçevesinde aşağıdaki görevleri yapar ;

a) İçişleri Bakanlığının 20.02.2015 tarihli ve 2015/8 Sayılı Genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlamak, 

b) İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan Muhtar Bilgi Sistemi (MBS) aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak, 

c) Muhtar Bilgi Sistemi (MBS) haricinde muhtarlıklardan gelen (şahsen, telefonla, maille, dilekçe ile vb) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip etmek, 

ç) Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla toplantılar düzenlemek ve mahalle bazlı hizmetlerin değerlendirmesini yapmak,

d) Başkanlık makamı ile muhtarlar, belediye müdürlükleri, diğer kamu kurum ve kurumlar, arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak ve çalışmaları yürütmek,

e) Kanunlar, tüzükler ve yönetmeliklerle ve diğer mevzuatlarla verilen diğer görevleri yapmak, 

f) Belediye Başkanı veya bağlı Başkan Yardımcısının verdiği diğer görevleri yapmak,

g) Müdürlüğün Performans hedefleri ve bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren “Yıllık Faaliyet Raporu” hazırlamak,

ğ) Müdürlüğün yıllık performans programını ve buna bağlı olarak yıllık bütçesini hazırlamak,

h) Mahalle ve muhtarlık ihtiyaçlarının karşılanması ve sorunlarının çözümü için, kanunlar ve bütçe imkânları ölçüsünde gerekli ayni yardım ve desteği sağlamak,

ı) Edirne Belediye Başkanlığı Sosyal Yardımlar ve Hizmet Yönetmeliği gereği iş ve işlemleri yürütmek,

i) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili “Hizmet Standartları” belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet verebilmek için tedbirler almak, süreç iyileştirmesi yapmak,

j) Kanun, tüzük, yönetmelik, genel emirler ve mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.

k) Taşınır malların giriş, çıkış, kayıt, değer tespiti, hurda, sayım, devir, bakım, onarım işleri ile yönetim hesabının oluşturulması işlemlerini gerçekleştirmek, personelin taşınır devri yapmadan görevinden ayrılmamasını sağlamak,

l) Üst makamların verdiği görevleri mevzuat çerçevesinde yerine getirmek,

m) Müdürlüğün ve bağlı birimlerin çalışmalarını Stratejik Plan ve Performans Programı çerçevesinde koordine etmek, 

 

 

 

Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Yetkisi

MADDE 9 -  Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanunu, ilgili yasalara dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. 

 

Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Sorumluluğu

MADDE 10 - Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

 

Muhtarlık İşleri Müdürünün Görev Yetkileri

 MADDE 11 – (1) Müdürlüğüne yasa ve yönetmeliklerle verilmiş olan görevlerin mevzuata uygun olarak yürütülmesinde birinci derecede sorumlu olup, gerekli her türlü tedbiri almak,

(2) Müdürlüğün görev alanına giren bütün konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeler yapmak, varsa aksaklıkları gidermek,

(3) Kendine bağlı birimler arasında uyumlu ve koordineli çalışmayı sağlamak,

(4) Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlatıp uygulamak,

(5) Müdürlüğün görev ve sorumluluk alanına giren konuları Belediye Başkanı veya Başkan Yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirmek, 

(6) Müdürlüğüne intikal eden evrakların ve görevlerin bağlı birimler arasında dağılımını ve denetimini sağlamak,

(7) Müdürlüğü ilgilendiren konulardaki toplantılara katılmak,

(8) Diğer müdürlüklerle ortak yürütülen projelerde gerekli koordinasyon ile müdürlükler arası sağlıklı bilgi alışverişini sağlamak,

(9) Müdürlüğünün birimlerince hazırlanan evrakları ve çalışmaları denetlemek, yönlendirmek ve onaylamak,

(10) Müdürlük çalışanların görev, yetki ve sorumluklarını belirlemek, personelin çalışmalarını organize etmek.

(11) Personelin her türlü özlük işlemlerinin tam ve zamanında yapılmasını sağlamak,

(12) 4734 sayılı yasa gereği müdürlüğün ihale yetkilisi görevini yürütmek,

(13) Personelin mesaiye riayetini kontrol etmek,

(14) Personelin disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirir,

(15) 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununun, Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünün 20.02.2015 tarihli ve 2015/8 sayılı genelgesi (Muhtar Bilgi Sistemi), kapsamında gelen talepler ilgili mevzuatı süresi içinde sonuçlandırmasını takip etmek ve ettirmek,

(16) Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesinde harcama yetkili sıfatıyla belediye bütçesinde öngörülen harcamaları yapmak,

(17) Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesinde personele görev vermek ve personelin müdürlük dahilinde görev yerlerini değiştirmekle yetkilidir.

(18) Yasalarla verilen her türlü görevleri yapmaya yetkilidir,

 

Muhtarlık İşleri Müdürünün Sorumlulukları

MADDE 12 – Muhtarlık İşleri Müdürü, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanı veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.

 

 

Sosyal Yardımlar ve Hizmetler Birimi Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 13 – (1) Belediye Başkanı, bağlı bulunulan Belediye Başkan Yardımcısı ve Müdür tarafından kendisine verilen tüm görevleri mevzuatlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir,

(2) Sosyal Yardım hizmetlerini yapmak ve sonuçlandırmasını sağlamak,

(3) Birimin Performans hedefleri ve bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren “Yıllık Faaliyet Raporu” hazırlamak, bağlı müdürlüğüne sunmak,

(4) Birimin yıllık performans programını ve buna bağlı olarak yıllık bütçesini hazırlamak, bağlı müdürlüğüne sunmak,

(5) Edirne Belediye Başkanlığı Sosyal Yardım ve Hizmet Yönetmeliği gereği iş ve işlemleri yürütmek,

 

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Personelinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

MADDE 14 – (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Personeli, yetki ve görevleri ile ilgili yaptığı faaliyetlerden dolayı Belediye Başkanına ve bağlı olduğu Başkan yardımcısına, Müdürüne ve yürürlükteki mevzuata karşı sorumludur.

(2) Müdürlük örgütlenme şemasında yer alan servislerde yapılan tüm iş ve işlemlerin Müdür adına mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapmak,

(3) Müdürün verdiği görevleri yerine getirmek,

(4) Bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının kendisine vermiş olduğu benzer görevleri de yerine getirmek,

(5) Müdür tarafından kendisine havale edilen evrakları incelemek, ilgili birime yazılacak yazıyı hazırlamak ve parafe ederek müdürlük makamına sunmak,

(6) Müdürün katılmasını gerekli gördüğü toplantılara katılmak,

(7) Tüm şikâyetlerin cevaplandırılması ve şikâyet nedeninin tekrar etmesini önleyici tedbirlerin alınmasını sağlamak,

(8) Biriminde bulunan demirbaşların korunmasını ve bunların uygun kullanılmalarını sağlamak,

(9) Müdürlük personelinin şahsi dosyalarını özlük hakları (idari ve mali) tutmak, düzenlemek, takip etmek,

(10) Personelin ücretine konu bordro puantaj işlemlerini yapmak, takip etmek,

(11) Müdürlük ihtiyaçlarını temin edilmesi konusu ile ilgili tüm ödeme evraklarını hazırlamak, 

(12) Müdürlüğün iç ve dış yazışmalarını gerçekleştirmek ve yazışma evraklarının standart dosya planına uygun olarak dosyalama ve arşivlemesini sağlamak,

(13) Memur ve işçi personelin devam durumu, rapor, izin gibi konuları belirleyen tabloyu düzenlemek.

(14) Müdürlüğün performans programını ve buna bağlı olarak yıllık bütçesini hazırlar,

(15) Müdürlüğün ihtiyacı olan demirbaş ve diğer malzemelerin alınmasının teminin sağlamak,

(16) Müdürlük demirbaşına kayıtlı tüm malzemeler ile ilgili gerekli işlemleri yapmak.

(17) Üst makamların verdiği görevleri mevzuat çerçevesinde yerine getirmek,

 

MADDE 15 - Diğer Personel Görev, Yetki ve Sorumlulukları

(1) Çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenmek ve buna uygun tutum davranış sergilemek. 

(2) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmak. 

(3) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirmek, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılmak. 

(4) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmak. 

(5) Müdürlüğün verimliliğini arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirmek,

(6) Üst makamların verdiği görevleri mevzuat çerçevesinde yerine getirmek,

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM:

Görevin Planlanması ve Yürütülmesi

 

Görevin Planlanması ve Yürütülmesi

MADDE 16 - Görevin Planlanması Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. 

MADDE 17 - Görevin Yürütülmesi Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM 

İşbirliği ve Koordinasyon

 

İşbirliği ve Koordinasyon

MADDE 18 – (1) Müdürlük çalışanları arasındaki işbirliği ve koordinasyon, müdür tarafından sağlanır. 

(2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar müdüre iletilir. 

(3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevdi eder. 

(4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz. 

(5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

 

ALTINCI BÖLÜM

Evrak İşlemleri, Arşivleme ve Dosyalama

 

Evrak İşlemleri 

MADDE 19 – (1) Müdürlüğe gelen ve giden evrak işlemleri (kaydı, yazışması, zimmeti, havalesi ve devri v.s) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)  kapsamında elektronik ortamda yapılır.

 (2) Fiziki olarak gönderilen evraklar zimmet defteri ile gönderilir. 

 

Arşivleme ve Dosyalama 

MADDE 20 – (1) Müdürlük tarafından yapılan tüm yazışmaların konusuna göre Standart Dosya Planına uygun olarak muhafaza edilir. 

(2) Müdürlükte üretilen ve müdürlüğe gelen tüm evrak ve belgeler Standart Dosya Planına göre sınıflandırılır ve dosyalama yapılır. 

(3) İşlemi biten evraklar, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak arşive kaldırılır. 

(4) Arşivde saklama süresi dolmuş evraklar mevzuata uygun şekilde imha işlemleri yapılır. 

(5) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından müdürlükte ve birimde ilgili görevli personel sorumludur.

(6) Elektronik Belge Yönetim Sisteminde elektronik ortamda evrakları dosyalamak ve arşivlemek ayrıca fiziki evrakları dosyalama ve arşivini sağlamak,

 

YEDİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

İmza Yetkisi 

MADDE 21 (1) Müdürlük yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve Başkanlıkça yürürlüğe konulan İmza Yetkileri Yönergesi  hükümleri çerçevesinde yapar.

(2) Müdürlük iş ve işlemlerinin yürütülmesinde müdürden sonra gelmek, müdüre karşı sorumlu olmak ve sınırları belirtilmek üzere müdürün teklifi ve başkanlık makamının onayı ile imza yetkilisi görevlendirilebilir.

 

Yönetmelikte Yer Almayan Hükümler

MADDE 22 – Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki mevzuat hükümler çerçevesinde hareket edilir.

 

Yürürlük

MADDE 23 – Bu yönetmelik Belediye Meclisinde kabul edilip yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 24 – Bu yönetmelik hükümlerini Edirne Belediye Başkanı yürütür.

 

Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik

MADDE 25- (1) 06/07/2018 tarihli ve 2018/125 sayılı Edirne Belediyesi Meclis kararı ile yürürlüğe konulan Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.